Digitaler Zwilling – Womit fange ich an?

Worauf Sie achten sollten bevor Sie mit dem Implementierungsprozess eines Digitalen Zwillings anfangen

IT-Projekte sind eine heikle Sache. Laut einer Studie der Technischen Universität München scheitern mehr als die Hälfte aller IT-Vorhaben. Aber warum ist das so? Gründe für das Scheitern der meisten IT-Projekte sind vor allem das Thema Planung und Kommunikation. Oft wird die Komplexität des Digitalisierungsprozesses von Unternehmen unterschätzt.

Mit der Digitalisierung entscheidet sich das Unternehmen für die ganzheitliche Veränderung seiner Grundstruktur und unternehmerischen Prozesse. Aus diesem Grund ist die Vorbereitung und Planung von Digitalisierungsstrategien und IT-Projekten ein Muss. Das Gegenteil wird jedoch leider bei den meisten Unternehmen beobachtet. Ungenaue Zielsetzung, fehlerhafte Budgetplanung und unpassende Projektmanagement-Methoden sind alles Fehler, die zum Scheitern Ihrer Digitalisierungsprojekte führen. Auch die Implementierung eines Digitalen Zwillings entkommt diesen Grundregeln nicht. Das Scheitern von IT-Projekten kann jedoch anhand von einfachen Maßnahmen vermieden werden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass einer Mehrzahl an Unternehmen die Wissensgrundlage für die Planung von Digitalisierungsprojekten fehlt. Mit diesem Beitrag bieten wir Ihnen einen Leitfaden, den Sie für die Planung Ihrer Digitalisierungsprojekte nutzen können. Dabei werden Ihnen die drei wichtigsten Schritte der Planentwicklung von Digitalisierungsprojekten umfassend dargestellt: die Ziel- und Mehrwertanalyse, die Prozessanalyse und das Prozessmonitoring.

Mit der richtigen Planung können Sie Ihren Digitalen Zwilling nicht nur erfolgreich implementieren, sondern Ihre Ziele und Erwartungen sogar übertreffen.

SCHRITT 1: ZIELDEFINITION UND MEHRWERT-ANALYSE

Viele begehen den Fehler einer oberflächlichen Planung. Die Planung ist aber wesentlich, damit die Implementierung des Digitalen Zwillings erfolgreich ist. Der Nutzen des Digitalen Zwillings sollte im Einklang mit Ihren Zielen festgelegt werden. Wenn diese Voraussetzung nicht eingehalten wird, werden Sie nicht von den unterschiedlichen Vorteilen des Digitalen Zwillings profitieren können.

Auf diese drei Schritte sollten Sie vor allem achten: die Zielsetzung, die Bereitstellung von Daten und den Einsatz einer agilen Planung.

EFFEKTIVE ZIELSETZUNG

Die Zielsetzung spielt in allen Arten von Projekten eine wichtige Rolle. Wenn Sie kein konkretes Ziel haben, werden die von Ihnen getroffenen Entscheidungen an Effektivität verlieren. Im Fall eines Digitalen Zwillings läuft es nicht anders. Bevor Sie mit der Einführung des Digitalen Zwillings anfangen, sollten Sie sich mit den folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Was möchten Sie mit dem Digitalen Zwilling genau erreichen?
  • Wie passt der Digitale Zwilling in die gesamte Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens?
  • In welchen Bereichen soll der Digitale Zwilling implementiert werden?

Ihre Ziele werden „smart“, sobald diese spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und termingebunden sind.

Es gibt eine Vielzahl an Methoden, die Ihnen helfen können, bessere und vor allem erreichbare Ziele festzusetzen. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, die Vorgehensweise bleibt oft dieselbe.
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Ziele formulieren ist sehr wichtig. Ziele sollten klar und möglichst einfach ausgedrückt werden. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Ziele realisierbar sind.

Eine effektive Zielsetzungsmethode bildet die sogenannte SMART-Methode. Diese Methode hilft Ihnen anhand von 5 Kriterien klare Ziele zu definieren. Ihre Ziele werden „smart“, sobald diese spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und termingebunden sind.

Auch wenn sich die Anwendung von Zielsetzungsmethoden wie der SMART-Methode im Fall eines Digitalen Zwillings gut eignet, sollten diese nicht als einzige Lösung für Ihre Zielsetzung genutzt werden. Ebenso wichtig ist es, dass Sie agil arbeiten.

AGILE PLANUNG UND DURCHFÜHRUNG

Bei der Festlegung Ihrer Ziele sollten Sie das Folgende nicht vergessen: die Digitalisierung Ihrer Organisation fordert eine gewisse Anpassungsfähigkeit. Selbst wenn Ihre Ziele möglichst genau definiert sein sollten, müssen Sie immer noch in der Lage sein, auf Veränderungen des Unternehmens und des Umfeldes reagieren zu können. Aus diesem Grund empfehlen wir bei DiConneX den Einsatz von agilen Projektmanagementmethoden wie „Scrum“ oder „Kanban“. Die Scrum-Methode entspricht nicht nur einer Zielsetzungsmethode, sondern ist die Grundlage für eine agile Arbeitsweise. Anhand dieser Methode steigern Sie die Effizienz Ihres Teams und erhöhen gleichzeitig Ihre Anpassungsfähigkeit.

Die Frage der Langfristigkeit Ihres Projektes ist ebenso wichtig. Der Digitale Zwilling sollte langfristig in Ihre Prozesse eingeplant werden.
Mit dem Digitalen Zwilling geht es tatsächlich nicht darum, Ihre Geschäftsprozesse schnell und kurzfristig zu optimieren, sondern eine langfristige Lösung für Ihre Digitalisierung von Gebäuden zu finden. Diese Vorgehensweise steht im Einklang mit der präzisen Definition Ihrer Ziele. Noch einmal: der Digitale Zwilling ist keine kurzfristige Lösung! Die Implementierung des Digitalen Zwillings ist ein kontinuierlicher Prozess und benötigt dementsprechend eine sorgfältig durchgeführte Planung.

BESTELLUNG VON DATEN

Ein Digitaler Zwilling ist ein plattformunabhängiges 3D-Modell, welches ein reales Objekt virtuell abbildet. Darüber hinaus beruht seine Erstellung auf der Verfügbarkeit und Bewertung von einer Vielzahl an Daten. Die Daten, welche im Rahmen des Digitalisierungsprozesses erhoben werden, dienen dazu, das reale Bauwerk mit seinem digitalen Abbild zu verbinden. Zudem ist diese Vernetzung des Digitalen Zwillings keine einmalige Sache, sondern ein fortlaufender Prozess. Dieser sorgt dafür, dass Daten und somit auch Ihr Digitaler Zwilling immer aktuell bleiben. Die Effektivität des Digitalen Zwillings beruht also auf der Vernetzung eines effizienten Datenverwaltungssystems.

Wie die britische Zeitung es in einem seiner Artikeln so schön beschrieb: “Daten sind das neue Öl”. Und mit dieser Behauptung sind wir völlig einverstanden, denn für Ihr Unternehmen sind Daten wirklich das wichtigste Gut. Eine erfolgreiche Durchführung Ihres Digitalisierungsprojektes benötigt eine gute Vorbereitung. Die von dem Projekt betroffenen Daten sollten schon im Vorfeld sorgfältig gepflegt und strukturiert werden, damit später eine saubere Datenverwaltung durchgeführt werden kann. Wichtig ist es, dass Sie die für Ihr Projekt relevantesten Daten und Informationen verifizieren und für den Einsatz des Digitalen Zwillings bewerten.

Deshalb sollten Sie sich folgende Fragen stellen, bevor Sie mit Ihrem Projekt starten:

  • Welche Daten benötige ich und in welcher Qualität?
  • Wie werde ich die Daten und Informationen erfassen, auswerten und analysieren?
  • Verfüge ich über ein effizientes Verwaltungs- und Bearbeitungssystem für meine Daten?

SCHRITT 2: PROZESSANALYSE

Die Prozessanalyse bildet einen wesentlichen Teil der agilen Projektplanung. Ein Digitaler Zwilling spielt eine wichtige Rolle in der ganzheitlichen Transformation Ihrer Geschäftsprozesse. Je nachdem was Ihre Ziele sind, werden unterschiedliche geschäftliche Prozesse von dem Digitalisierungsprozess betroffen sein. Die Durchführung einer Prozessanalyse wird genutzt, um eine vollständige, detaillierte und korrekte Dokumentation über Ihre Prozesse zu erstellen und damit ein einheitliches Verständnis zu erzeugen. Diese Dokumentation bildet die Grundlage für die Transformation der bestehenden Prozesse und für die Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung innerhalb Ihrer Organisation.

Außerdem erfolgt mit der Prozessanalyse einer Bewertung von sowohl alten als auch von neuen Prozessen. Darüber hinaus ist die Prozessanalyse ein wichtiges Tool zur Erfolgsmessung Ihres Digitalisierungsprojektes. Es gibt vier Schritte zur Durchführung einer Prozessanalyse: die Prozessidentifikation, die Prozessaufnahme, die Prozessdarstellung und die Prozessbewertung.

Die Implementierung des Digitalen Zwillings fordert die Anpassung ungeeigneter Prozesse. Mit der Prozessanalyse bekommen Sie nützliche Daten zu den einzelnen Prozessen und erfahren, welcher Prozess angepasst werden muss und welcher nicht. Alle Digitalisierungsprojekte sind unterschiedlich.
Je nach Projektumfang und Organisationsstruktur kann die Prozessanpassung entweder schneller oder langsamer geschehen. Manche Unternehmen benötigen zur Projekterfüllung nur eine partielle Veränderung ihrer Organisation. Konkret bedeutet dies, dass nicht alle Prozesse angepasst werden müssen, sondern nur ein begrenzter Teil davon. Der Digitalisierungsprozess wird dadurch erheblich beschleunigt.

Meistens ist das Digitalisierungsprojekt jedoch ein komplexes Unterfangen. In einigen Unternehmen kann die Prozessstruktur tatsächlich so aufgebaut sein, dass keine Implementierung in den aktuellen Zustand möglich ist. In solchen Fällen muss die ganzheitliche Organisationsstruktur disruptiv betrachtet werden. Dies nimmt natürlich mehr Zeit in Anspruch, ist jedoch für die erfolgreiche Durchführung des Digitalisierungsprojektes zwingend notwendig.

DIE SCHRITTWEISE GEFÜHRTE TRANSFORMATION IHRER PROZESSE

Der Einsatz des Digitalen Zwillings kann manchmal schon in den ersten Phasen seiner Einführung gelingen. Daher empfehlen wir unseren Kunden häufig, den Digitalen Zwilling Schritt für Schritt zu implementieren. Konkret bedeutet dies, dass die Implementierung mit “kleineren” Prozessen – z.B. mit Teilprozessen – anfängt und erst zum Schluss auf die “größeren” Prozesse erweitert wird.

Außerdem vereinfacht eine schrittweise geführte Implementierung die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für das Projekt. Die Digitalisierung bildet viele Herausforderungen u.a. für Mitarbeiter, die davon schnell überfordert sein können. Durch eine Schrittweise geführte Implementierung des Digitalen Zwillings gelingt die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter viel einfacher. Sie dürfen nie vergessen, dass Sie mit dem Digitalen Zwilling ein Change Prozess durchführen. Change Prozesse sind lange Phasen und können nicht kurzfristig vollbracht werden. Daher sollten Ihre Mitarbeiter im Laufe des gesamten Projektes begleitet werden.

Eine etappenweise Implementierung des Digitalen Zwillings bietet Ihnen also interessante Vorteile.
Auf lange Sicht sollte jedoch eine ganzheitliche Transformation sowohl von Ihren Prozessen als auch von Ihrer Organisationsstruktur erreicht werden.

SCHRITT 3: PROZESSMONITORING

DIE BEWERTUNG DER DURCH DEN DIGITALEN ZWILLING ERSPARTEN KOSTEN

Mit dem Einsatz des Digitalen Zwillings werden die Bewirtschaftungskosten in der IT und Informationsverwaltung höher. Unter den unterschiedlichen Kostenfaktoren im Implementierungsprozess zählt man unter anderem:

● Die Erzeugung des Digitalen Zwillings anhand des Mappings und Laserscanningprozesses
● Die Vernetzung des erzeugten 3D-Modells mit der Erstellung einer softwareunabhängigen Plattform
● Die Organisations- und Prozessanpassung, die für die Implementierung des Digitalen Zwillings benötigt wird
● Die regelmäßige Instandhaltung des Digitalen Zwillings (Bewirtschaftungskosten)

Die Frage der Kosten wird oft von vielen als Grund genannt, weshalb sie keinen Digitalen Zwilling einsetzen wollen. Wie bereits oben erwähnt, bildet ein Digitaler Zwilling eine langfristige Lösung für die Digitalisierung von Unternehmen. Das Ziel seines Einsatzes ist dementsprechend eine langfristige Kostenminderung. Im Rahmen der Projektplanung ist es jedoch schwierig, vorherzusagen, wie viel Sie mit dem Einsatz des Digitalen Zwillings sparen werden.

Die Frage der Kosten wird oft als Hürde für den Einsatz des Digitalen Zwillings genannt. Langfristig schaffen Sie mit dem Digitalen Zwilling jedoch eine dauerhafte Kostenminderung.

Dieses Phänomen lässt sich mit der Tatsache erklären, dass den meisten Unternehmen am Anfang des Projektes noch keinerlei Erfahrungswerte zur Verfügung stehen.

Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, welches einen Digitalen Zwilling für die Ortung seiner Waren und Geräte nutzen möchte. Der Digitale Zwilling soll die Mitarbeiter des Unternehmens in Zukunft dabei helfen, mobile Arbeitsmittel durch eine Ortung schneller wiederzufinden. Das Ziel ist also eine Verminderung der Suchzeiten und Mitarbeiterbewegungen. Doch wurde bisher überhaupt erfasst, wie viel Zeit die Mitarbeiter mit Suchen verbracht haben? Dadurch dass es dem Unternehmen kaum möglich sein wird, den IST Zustand der Suchzeiten zu erfassen, fehlt es an einem Benchmark Wert um den Digitalen Zwilling zu beurteilen. Einigkeit darüber, dass der Digitale Zwilling die Suchzeiten nahezu eliminiert besteht trotzdem. Sie können also darauf vertrauen, dass beim Digitalen Zwilling auch ohne Erfahrungswerte neue Möglichkeiten entstehen und bisherige Abläufe disruptiv werden.

Anhand dieses Beispiels sehen Sie, dass die Bewertung der potenziellen Kostenersparnisse ohne detaillierten Erfahrungswert sehr schwierig sein kann. Somit gibt es Anwendungsfälle, die auf den ersten Blick keine monetären Vorteile bieten. Sehen Sie die Digitalisierung als Chance, um neu zu denken und alte Prozesse über Bord zu werfen.

Dennoch ist häufig eine Bewertung von bisherigen Prozessen möglich und durch die Prozessdarstellung in der Planung und das Monitoring können Einsparungen genau ermittelt werden.

ERMITTLUNG DER KOSTENERSPARNISSE MIT HILFE VON PROZESSMONITORING

Unter dem Begriff “Prozessmonitoring” wird die Durchführung einer Soll-Ist-Vergleichs-Analyse verstanden. Dabei werden die alten Prozesse mit den neuen digitalen Prozessen verglichen.
Die Abweichung zwischen den anfallenden Kosten vor und nach dem Einsatz des Digitalen Zwillings kann somit bewertet werden, um den Return on Investment (ROI) zu berechnen. Je nach Fall und aufgrund der langfristigen Auswirkung des Digitalen Zwillings auf Prozesse, können die Implementierungskosten entweder kurzfristig oder mittelfristig ausgeglichen werden. In einer im Jahr 2018 geführten Studie zeigte das amerikanische Forschungsunternehmen LNS Research, dass 50% der befragten Unternehmen innerhalb von 3 Monaten und 2 Jahren ein positives ROI aufzeichnen.

Langfristig senken Sie durch die mit dem Digitalen Zwilling entstandene Prozessoptimierung Ihre Kosten erheblich. Aus diesem Grund sollten Sie die Kosten die mit der Implementierung des Digitalen Zwillings anfallen, als Investition wahrnehmen. Mit ein bisschen Geduld erreichen Sie Ihre Ziele. Sehr wahrscheinlich überschreiten Sie diese sogar.

MIT DiCONNEX BEKOMMEN SIE EINE GANZHEITLICHE PROJEKTBEGLEITUNG

DiConneX ist das einzige deutsche Unternehmen, das eine ganzheitliche Begleitung seiner Kunden für den Digitalen Zwilling anbietet. Wir entwickeln kundenspezifische Strategien und begleiten unsere Kunden in allen Etappen der Digitalisierung, von der Planung bis hin zu der Durchführung.
Es gibt Vieles zu beachten, wenn man seine Geschäftsprozesse mit dem Digitalen Zwilling transformieren möchte. Mit unserer Unterstützung können Sie von einer mehrjährigen Expertise profitieren – und zusammen mit uns den perfekten Digitalisierungsplan erstellen.

Wir führen vertieft Analysen der Organisationsstruktur und Prozesse durch. Somit sind wir in der Lage, Ihnen passende Methoden anzubieten, die eine erfolgreiche Implementierung des Digitalen Zwillings sicherstellen.

Zu jedem Schritt des Projektes erstellen wir Ihnen ein passendes Angebot. Wir helfen Ihnen, konkrete und realisierbare Ziele festzulegen und begleiten Sie bis zur Zielerreichung und auch gerne darüber hinaus. Die Erzeugung und Implementierung von Digitalen Zwillingen ist ein intensiver und komplexer Prozess. Die Auswahl einer qualifizierten Begleitung spielt eine entscheidende Rolle in der erfolgreichen Durchführung Ihres Projektes.

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Wenn Sie zum Digitalen Zwilling und zu unseren Dienstleistungen weitere Fragen haben, schreiben Sie uns gerne. Für eine digitale Kontaktaufnahme nutzen Sie das folgende Kontaktformular.